Por Nathalia Carlet e Layon Lopes*
Em meio a constantes transformações que o mercado vem passando, especialmente o de tecnologia, é de extrema importância que o jurídico interno de empresas de base tecnológica possa acompanhar estas mudanças. Atento a este cenário, o setor deve oferecer um atendimento mais ágil para um público que deseja respostas cada vez mais rápidas, e maior previsibilidade e flexibilidade. Para tanto, a utilização dos métodos ágeis tem potencial de ser muito útil para esta área da empresa.
Antes de entrar especificamente nos métodos ágeis para um jurídico interno, cabe explicar que a cultura ágil consiste em um conjunto de ideias e práticas que tem como objetivo aperfeiçoar a gestão de empresas/departamentos de modo a oferecer um melhor investimento de tempo e recursos em projetos, produtos, oferecendo maior adaptabilidade e flexibilidade. Esta cultura teve origem em 2001, em uma conferência ocorrida em Wasatch (Utah-EUA), na qual diversos consultores se reuniram para discutir métodos de trabalho relevantes na área de tecnologia, especialmente em substituição ao método anteriormente utilizado para o desenvolvimento de tecnologia chamado de Cascata/Waterfall – que era considerado demasiado inflexível, longo e não adaptável a dinamicidade requerida já naquele tempo.
Neste artigo, iremos tratar especificamente acerca dos métodos ágeis que foram sendo originados a partir do surgimento da cultura ágil e que podem ser de grande valia no jurídico interno de uma empresa, especialmente de tecnologia. Se você tiver interesse em outras ferramentas úteis para dar mais agilidade ao seu departamento jurídico, verifique nosso artigo em que tratamos deste assunto no link.
Scrum
O Scrum é um dos métodos mais utilizados na cultura ágil e consiste em um processo de monitoramento e feedback constante. O objetivo principal é fortalecer e integrar as equipes auxiliando no trabalho em conjunto para resolução de problemas e reflexão sobre êxitos e fracassos. Este método baseia-se na organização da equipe por meio de projetos com segmentação em ciclos curtos, denominados sprints. Cada sprint possui um planejamento e configuração de execução sendo realizadas reuniões diárias (daily scrum) e semanais para avaliação, ajuste e validação das atividades realizadas.
Em jurídicos internos, este método, com devidas adaptações, tem potencial de gerar um bom impacto e contribuir bastante para integração e organização da equipe. Uma boa forma de colocá-lo em prática no jurídico interno é a realização de reuniões diárias, nas quais cada membro da equipe discorre brevemente sobre as atividades que realizou no dia anterior e que realizará no dia. Deste modo, é dado ao coordenador e aos próprios integrantes uma visão de como o desenvolvimento das demandas estão ocorrendo, servindo como uma ferramenta de controle de produtividade e integração de pessoas.
Recomenda-se, ainda, a realização de uma reunião semanal. Neste encontre, deve ser dada a oportunidade de uma avaliação mais geral e definição, pelo gestor, com foco das atividades que serão realizadas pela equipe naquele período e os prazos para tanto, além de dar espaço para que os integrantes e o próprio gestor verifiquem quais tarefas foram executadas no período anterior e as dúvidas e atividades que eventualmente ficaram pendentes ou travadas.
A utilização deste método é de suma importância para o jurídico interno, pois gera mais engajamento na equipe, incentiva a troca de conhecimento entre os membros. O método, também, dá ao gestor e aos próprios integrantes uma visão muito mais completa de quais e como as atividades estão sendo realizadas, permitindo que eventuais erros ou recálculos de estratégias sejam identificados e realizados de forma muito mais ágil.
Lean
A metodologia Lean aplicada a empresas de tecnologia foi trazida por Eric Ries em seu livro “A Startup Enxuta”. O formato procura trabalhar somente com os recursos mais essenciais, reduzindo custos, otimizando as tarefas, compartilhando informações e qualificando as entregas.
Em um jurídico interno, a utilização desta metodologia é importante para reduzir desperdício e procurar focar em processos que realmente agreguem valor, otimizando a qualidade de serviço e satisfazendo a empresa no qual estão instalados. Boas formas de introduzir o método são a padronização de processos através da utilização de playbook, formulários e listas de verificação. Tais recursos servem de apoio a diferentes membros da equipe quando da realização de tarefas, incentivam a busca pela melhora contínua e criam uma cultura constante aprendizagem – proporcionando uma avaliação de quais processos estão funcionando e quais necessitam ser modificados, desta forma, economizando tempo e aumentando a qualidade de entrega do trabalho.
Esta metodologia baseia – se em três pontos principais: construir, medir e aprender. De modo geral, é ressaltada a importância de, quando do desenvolvimento de produtos ou serviços, seja validado o quanto estes irão, de fato, ser apreciados pela audiência/público alvo para que não haja perda de tempo com o desenvolvimento de questões desnecessárias. É importante que esta validação seja feita de forma rápida, portanto, é importante que seja realizado um protótipo deste entregável que não seja muito complexo, mas que permita testar a recepção do público sobre aquela solução, originando o já conhecido termo no ramo de tecnologia: MVP (minimum viable product), que consiste em uma versão simplificada do produto final que ainda contém a solução principal oferecida.
Com esta atividade realizada, deve-se interagir com o público de modo a medir a reação e obter um feedback sobre o lançamento e assim entender se haverá necessidade de fazer alterações ou se a ideia foi bem aceita sendo o momento de aprimorá-la, voltando então novamente a etapa de “construir”, assim seguindo o ciclo.
O jurídico interno pode utilizar esta metodologia para melhorar os fluxos e aperfeiçoar seus processos, de modo que sejam mais dinâmicos e eficientes através da avaliação e eliminação de etapas que não agreguem valor na entrega.O objetivo é que esses processos e fluxos passam a ter muito mais eficiência e agilidade, gerando benefício para todos os envolvidos: desde os integrantes do jurídico interno, que poderão focar nas atividades que realmente importam, até o cliente – no caso a empresa que o departamento jurídico está instalado, que passa a receber entregáveis de forma mais ágil e com maior qualidade.
SMART
Por fim, trazemos a metodologia SMART que tem como objetivo ajudar no estabelecimento e cumprimento de objetivos. A palavra SMART é um acrônimo para specific, measurable, attainable, relevant e time-related. O que estes conjuntos de princípios procuram traduzir é que as metas estipuladas devem ser claras, específicas, possíveis de mensurar, realistas, relevantes para o negócio e terem um prazo definido.Deste modo, a utilização deste método pode orientar muito os gestores de jurídicos internos no estabelecimento de objetivos para seu departamento que sejam realmente importantes para o desenvolvimento da empresa em que estão, ao mesmo tempo que geram incentivo e engajamento para equipe.
É de suma importância que o jurídico interno seja uma área de apoio ao restante da empresa e, desta forma, deve estar alinhado com a cultura e agir de forma ágil e dinâmica como o mercado de tecnologia em que estão inseridos requer. Portanto, métodos ágeis para um jurídico interno aqui mencionados podem ser grandes aliados destes departamentos no alcance destes objetivos.
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*Lopes é CEO do Silva | Lopes Advogados e Carlet é integrante do time do escritório.
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