Por João Paulo Fontoura, Pedro Branco e Layon Lopes*
É bastante comum, em empresas de base tecnológica, que durante o período inicial das suas operações, as demandas jurídicas sejam totalmente conduzidas por advogados externos. Porém, conforme o crescimento da empresa, aumenta também o número de demandas jurídicas e o seu grau de complexidade e de personalização frente ao seu modelo de negócio. Desta forma, inevitavelmente, chega o momento em que a empresa precisa de uma assessoria mais próxima das suas rotinas. Estrategicamente, é chegada a hora de formar o seu próprio jurídico interno.
Ao iniciar a estruturação do jurídico interno, a empresa pode enfrentar alguns inúmeros e relevantes desafios. O primeiro deles se mostra ainda na definição do escopo e da forma de atuação: sendo a advocacia uma prática habitualmente marcada pela tradição, como alinhar a cultura inovativa e tecnológica da sua empresa com o departamento jurídico interno? Havendo um mínimo de alinhamento cultural, é preciso selecionar seus integrantes. Então surge o questionamento, o que um advogado interno precisa saber sobre tecnologia para performar bem dentro da empresa? E, por fim, mesmo a advocacia sendo, de modo geral, uma atividade tão tradicional e não habituada à tecnologia, faz sentido a empresa implementá-la em seu departamento jurídico?
A tecnologia não possui um valor em si mesma. Em poucas palavras, a técnica não possui um valor intrínseco. Seu valor e reflexo na realidade está na forma com que é utilizada e nos significados que lhes são atribuídos pelas pessoas. Isto quer dizer que apenas adicionar tecnologia no departamento jurídico de modo não estruturado e sem estratégia dificilmente trará algum resultado expressivamente satisfatório à empresa ou senso de sentido aos seus colaboradores.
Estruturado o departamento jurídico interno, preferencialmente norteado por procedimento ágil, a tecnologia é uma importante ferramenta tanto para (i) ganho de eficiência nos procedimentos internos quanto para (ii) geração de dados a serem analisados, a fim de que a tomada de decisões estratégicas seja melhor fundamentada.
Desse modo, apesar de não haver qualquer obrigatoriedade no uso de tecnologia pelo departamento jurídico interno de sua empresa, a sua implementação pode trazer expressivas vantagens, dentre as quais:
- Ganho de eficiência operacional, através de sistematização e automatização dos processos (principalmente em procedimentos de baixa complexidade e alto volume);
- Melhor alocação de tempo dos colaboradores em atividades de média-alta complexidade que realmente geram valor à operação da sua empresa;
- Redução do número de falhas operacionais, uma vez que os responsáveis pela gestão de qualidade e gerenciamento de tempo poderão contar com ferramentas mais acuradas e metodologias mais eficientes para auferir a qualidade da operação;
- Comunicação mais clara entre os colaboradores e maior fluidez da informação dentro do seu departamento jurídico interno, uma vez que os colaboradores não serão o único depositário do conhecimento da sua operação (sistema que utilize ferramentas de registros de informações na forma de linha do tempo e tarefas, por exemplo);
- Centralização das informações, de modo que o conhecimento da sua operação jurídica não fique isolada e dependente de diferentes colaboradores ou de diferentes ferramentas de gestão de processos;
- Maior segurança sobre os dados, tanto pessoais (protegidos pela LGPD) quanto confidenciais para sua empresa;
- Detecção de cada passo dos processos da sua operação jurídica a fim melhorá-la tanto sob o aspecto de procedimentos quanto no aspecto de qualidade; e
- Geração de dados sobre o seu departamento jurídico interno para tomada de decisões estratégicas melhor fundamentadas.
Além das vantagens acima mencionadas, que estão bastante próximas à segurança e gestão, outro ganho expressivo gerado do uso de tecnologia no departamento jurídico interno da empresa se refere ao conhecimento utilizado pelo advogado. A tecnologia é capaz de trazer um ganho de velocidade tanto em consultas a leis e decisões dos tribunais quanto no exercício direto da advocacia perante a administração pública e perante os tribunais.
Mudanças, mesmo que para melhor, não são fáceis de serem decididas e executadas. Ainda assim, no final do dia, o uso de tecnologia pelo seu departamento jurídico poderá ser refletido em melhores números de resultados da empresa, melhor ambiente de trabalho aos colaboradores e melhor tomada de decisão pelos gestores da empresa.
Dúvidas? A equipe do Silva Lopes Advogados pode te ajudar!
* Lopes é CEO do Silva Lopes Advogados, Chaves Barcellos é sócio do escritório e Fontoura é integrante do time.
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