Por Nathalia Carlet e Layon Lopes*
A gestão de um departamento jurídico de forma ágil é de extrema importância para que este setor seja melhor organizado, gerando um melhor desempenho, performance e atendimento das diferentes expectativas vindas dos executivos das empresas nos quais estão instalados. Apesar disso, o alto volume de trabalho e variedade de processos envolvidos no dia a dia deste setor faz com que esta gestão seja considerada difícil e que estes sejam considerados por muitas vezes apenas mais um centro de custos da organização em que estão inseridos.
Um departamento jurídico deve possuir uma estrutura de qualidade e boa comunicação, seja interna, mas também com os demais setores da empresa, estando sempre bem informado. Para uma melhora do desempenho de um departamento jurídico, existem várias estratégias que podem ser utilizadas mediante o emprego de métodos que auxiliam na implementação de uma cultura mais ágil em uma organização, buscando acelerar o ritmo dos processos de criação, desenvolvimento e adaptabilidade.
É sobre a implementação de algumas destas ferramentas que trataremos no texto de hoje.
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Inclusão do Departamento Jurídico nas demais áreas do negócio
Definitivamente, o departamento jurídico para ser ágil deve possuir um bom conhecimento de seu cliente, ou seja, a empresa para qual atua. Já passou a época de o departamento jurídico ser considerado algo apartado do resto, sendo de suma importância que o departamento jurídico seja considerado aliado das demais áreas da empresa, visto que, ao fim e ao cabo, buscam um mesmo objetivo: o sucesso do empreendimento.
Ter este alinhamento entre operação e departamento jurídico gera muito mais agilidade ao setor, visto que conhecer a atividade da empresa permite que os responsáveis pelo departamento jurídico tenham uma melhor estratégia na atribuição de demandas, alinhamento de expectativas da empresa e, consequentemente, uma melhor habilidade em pensar na solução dos problemas considerando os interesses reais do cliente.
O caminho para esta maior interação é a inclusão do departamento jurídico nas atividades diárias das empresas e, duas formas interessantes de realizar esta interação podem ser a promoção por parte da empresa de oportunidades em que os integrantes do departamento possam conhecer melhor as atividades exercidas por esta, e ainda a participação de, pelo menos um membro do departamento jurídico, em reuniões periódicas da parte operacional da empresa. Outra razão importante para esta integração são aqueles relacionados à teoria de agência, esta que busca explicar os conflitos de interesses que eventualmente surgem de uma relação contratual entre um principal e um agente, sendo o agente descrito como o indivíduo que, motivado por seus próprios interesses, se compromete a realizar certas tarefas para o principal.
Na busca da solução dos problemas descritos na teoria de agência aqui mencionada, os empresários incorrem em custos para reduzir esses conflitos de interesse, que vão desde gastos em monitoramentos intensos dos setores até o dispêndio de incentivos pecuários ou não. Tratando aqui, especificamente, de departamentos jurídicos e considerando a já mencionada distância que estes muitas vezes possuem do restante da organização, este monitoramento é, por muitas vezes, mais custoso para o principal e a escolha dos incentivos, pela falta de proximidade do setor, não tão adequada e efetiva.
Deste modo, uma maior integração entre os setores, com a consequente redução da assimetria informacional, facilita o monitoramento dos agentes, ao mesmo tempo que permite que o gestor tenha um melhor conhecimento dos interesses dos integrantes do departamento jurídico identificando melhor quais os incentivos são mais adequados para desestimular atividades que prejudiquem a empresa de alguma forma.
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Realização Reuniões Periódicas
Outro aspecto importante para tornar o departamento jurídico ágil é a interação constante da equipe de modo que todos estejam por dentro do que está acontecendo, evitando falhas de comunicação que por vezes geram retrabalho e até conflitos internos. Estas reuniões são consideradas especialmente importantes em um dos métodos da cultura ágil mais conhecidos denominado scrum, assim chamado em virtude de uma jogada de rugby na qual os jogadores dos dois times se juntam e se empurram com a cabeça abaixada no objetivo de ganhar a posse de bola, sendo uma analogia a uma equipe, que unida e em conjunto age para resolver um problema.
Este método valoriza essas reuniões, pois as considera como rituais que promovem uma integração contínua entre os integrantes de uma equipe, transformando problemas que poderiam ganhar uma grande proporção em problemas menores, visto que compartilhados rotineiramente. Para tanto, a realização de reuniões diárias breves no qual os membros da equipe contextualizem suas demandas e dialoguem sobre o que realizaram no dia anterior e o que terão para realizar no dia da reunião promovem uma integração ao mesmo tempo em que dão aos gestores e até aos próprios participantes uma melhor visão da distribuição de atividades e cumprimento de prazos.
Da mesma forma, recomenda-se a realização de reuniões semanais no qual seja alinhado de forma mais ampla os projetos que estão sendo desenvolvidos, bem como suas evoluções, bem como avaliação e eventuais mudanças de estratégicas, podendo ser realizados relatórios e planilhas para acesso e ciência de todo o departamento jurídico.
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Utilização de indicadores de desempenho
A mensuração do desempenho da equipe e da efetividade dos métodos que são utilizados também oferece uma maior agilidade ao departamento, na medida em que permite que eventuais problemas sejam detectados e solucionados de forma mais rápida, permitindo uma melhora no fluxo interno do setor. Para tanto, recomenda-se a utilização de indicadores vinculados ao tempo gasto na execução de cada tarefa, qualidade de entrega, satisfação do cliente e integração da equipe.
Neste mesmo sentido, para o acompanhamento de como e quão próximo o departamento jurídico está de atingir seus objetivos, utiliza-se o método das OKR’s (Objective Key Results), método que foi criado no Vale do Silício e que consiste num protocolo colaborativo de definição de metas para empresas equipes e indivíduos, segundo John Doer em seu livro Measure What Matters.
O autor ainda define que o objetivo (O) é o que deve ser alcançado, devendo ser significativo, concreto, orientado por ações e inspirador, de modo que evitem o pensamento e a execução confusa. Já os resultados-chave (KR) devem buscar estabelecer e monitorar como chegar ao objetivo, portanto, é essencial, para o engajamento da equipe, que sejam específicos, limitados no tempo, agressivos, mensuráveis e verificáveis, não devendo haver uma área cinzenta em relação aos resultados-chave ou espaço para dúvidas, sendo fácil confirmar se foram atendidos ou não.
Desta forma, o gestor junto aos demais integrantes do departamento jurídico podem pensar os resultados que pretendem alcançar e até mesmo as recompensas que terão caso isto acontecer, o que auxiliará no engajamento da equipe no trabalho, bem como facilitará a verificação por parte dos gestores se os processos e métodos utilizados devem ser mantidos ou alterados de acordo com os resultados obtidos.
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Utilização de tecnologias tornar os processos mais ágeis
Outra dica que trazemos hoje para tornar seu departamento jurídico mais ágil é a utilização de ferramentas tecnológicas para que o potencial de trabalho da equipe seja ampliado e não haja desperdício do trabalho intelectual. Deste modo, a utilização de um software para automatizar e gerir os processos e demandas do dia a dia é um excelente investimento, visto que trazem mais agilidade e produtividade para o dia a dia do departamento jurídico.
Estas ferramentas, ao simplificar tarefas e automatizarem certas funções, permitem que o gestor ganhe tempo e possa delegar outras funções menos “mecânicas” e mais intelectuais aos membros de sua equipe. Outra ferramenta muito em alta e que é de grande valia para gerar agilidade nas decisões dos departamentos jurídicos é a utilização de softwares de jurismetria, esta que consiste na aplicação de estatística e probabilidade para a realização das análises estratégicas e tomadas de decisão relacionadas a questões jurídicas.
Esta ferramenta traz muito mais agilidade ao departamento, pois dá suporte nas decisões e auxilia com que estas sejam melhor embasadas, diminuindo a probabilidade de erros e de necessidade de reestruturação de processos, gerando mais assertividade e dando mais confiança aos gestores em suas decisões.
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Playbooks para padronização e agilidade nos processos
Por fim, uma última ferramenta que pode auxiliar em tornar seu departamento jurídico mais ágil, é a confecção e utilização de playbooks, que contenham, com linguagem didática, o fluxograma de processos e detalhamento de etapas para a realização de determinadas tarefas consideradas rotineiras e frequentes no dia a dia da equipe. A utilização desta ferramenta é extremamente importante para a padronização de processos, reduzindo bastante possíveis ruídos entre os diferentes integrantes do departamento jurídico e evitando que as demandas sejam realizadas de formas diferentes e não uniformes.
Da mesma forma, os playbooks otimizam o tempo de resposta em relação às demandas solicitadas para o departamento jurídico, pois dão acesso aos integrantes da equipe das informações necessárias e que já tenham sido pesquisadas pelos demais, evitando retrabalho e direcionando a equipe para atividades de forma estratégica, reduzindo custos desnecessários.
Dúvidas? A equipe do Silva | Lopes Advogados pode te ajudar!
*Lopes é CEO do Silva | Lopes Advogados e Carlet é integrante do time do escritório.
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