A Lei das Sociedades Anônimas estabelece que tanto companhias de capital aberto, quanto fechado devem possuir todos os seus atos registrados e lavrados dentro dos chamados Livros Societários, que devem ser arquivados na sede da companhia. A regularização dos Livros Societários não é só uma obrigação legal que consta na SLA (“Service Level Agreement”), mas também é um direito dos acionistas.
A Lei brasileira diz que são obrigatórios para qualquer comércio, seja individual ou sociedades mercantis em geral, os livros Diário e Copiador, além dos que forem exigidos em lei especial. A Sociedade Anônima deve observar também os seguintes livros dentro da sua rotina: Livro de Registro de Ações, Livro de Transferência de Ações, Livro de Atas de Assembleia Geral, Livro de Presença de Acionistas, Livro de Atas de Reuniões da Diretoria e o Conselho de Administração e Livro de Atas de Conselho Fiscal.
Os Livros seguem uma padronização estabelecida pelo Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integrações (Drei) e possuem algumas regras, como seguir uma ordem uniforme de contabilidade e formar anualmente um balanço geral em formato mercantil. A regular manutenção e atualização dos Livros Sociais podem impactar em diversos aspectos dentro da sociedade, inclusive aspectos econômicos e sociais.
O regular registro e manutenção desses livros são imprescindíveis para o momento de captação de investimento da companhia ou até mesmo em cenários de compra e venda dessas ações, nessas hipóteses vai acontecer diligência, que é o momento que vai se verificar se os livros existem, se estão preenchidos adequadamente e se está registrado e transcrito essa movimentação de ações dentro dos livros.
Na realidade os livros constituem prova da situação acionária e societária da companhia. Manter os livros atualizados e com a manutenção em dia é primordial para o crescimento da sociedade. Deste modo, a fim de evitar prejuízos dentro da companhia é muito importante que eles sejam periodicamente revisados e atualizados.
