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Contrato de rateio de despesas para grupos econômicos

O contrato de rateio de despesas estabelece como serão divididas as despesas comuns entre as empresas do grupo econômico

Contrato de rateio de despesas para grupos econômicos Contrato de rateio de despesas para grupos econômicos

Por Paola Martins, Lucas Euzébio e Layon Lopes*

Cada vez mais comum a estruturação de verticais operacionais, em diversos segmentos, através do desenho de grupos econômicos. Seja em empresas já sedimentadas em seus respectivos mercados, ou em sociedades early stage, o emprego da estrutura de grupos econômicos é recorrente.

 

Conteúdo:

O que é um grupo econômico de fato?

E, o grupo econômico de direito?

O que é um contrato de rateio de despesas? 

Quais são os objetivos deste tipo de contrato?

Quais são as despesas levadas em consideração no contrato?

 

Inicialmente, é importante entender o que se entende através da expressão “Grupo Econômico”. Na Lei das Sociedades Anônimas, Lei 6.404/76, tem-se a regulação sobre o assunto a partir do Art. 265, tratando sobre grupos de sociedades, que podem ser constituídos de (i) de fato ou (ii) de direito.

O que é um grupo econômico de fato?

É aquele composto por sociedade que participam, no mundo dos fatos e independentemente de contrato neste sentido, de atividades ou empreendimentos comuns, tendo relação concernente à estrutura administrativa do grupo e a coordenação ou subordinação dos administradores das sociedades filiadas serão estabelecidas na convenção do grupo, mas cada sociedade conservará personalidade e patrimônios distintos.

 

E, o grupo econômico de direito?

É aquele constituído entre sociedades que igualmente participam, no mundo dos fatos e independentemente de contrato neste sentido, de atividades ou empreendimentos comuns, tendo relação concernente à estrutura administrativa do grupo e a coordenação ou subordinação dos administradores das sociedades filiadas serão estabelecidas na convenção do grupo, mas cada sociedade conservará personalidade e patrimônios distintos, porém o fazem através de convenção aprovada pelas sociedade que o compõem, com indicação de comando, condições de admissão de outras sociedade, órgãos de administração, exigindo-se, para sua existência, registro de tal convenção em junta comercial.

Nota-se, portanto, que há uma íntima relação operacional e administrativa entre empresas que atuam com sinergia de atividades ou de estruturas, na modalidade de grupo econômico de fato ou de direito. São alguns exemplos de grupos econômicos consolidados no Brasil, o Grupo Raízen, no mercado de energia, o Grupo Carrefour, no setor varejista de alimentos, o Grupo Ultra, no setor de combustíveis e gás, dentre outros.

Comumente, tal estrutura de grupo econômico se apresenta mediante uma empresa controladora, que exerce o controle das demais empresas tidas por operacionais, havendo uma busca para o funcionamento eficiente do grupo. 

Não raras vezes, neste cenário, uma determinada empresa do grupo concentra em si as atividades de áreas operacionais, e presta este serviço para as demais empresas do mesmo grupo, visando uma otimização da alocação e compartilhamento de despesas. Desta forma, considerando a proximidade entre a operação das atividades e as estruturas das empresas que componham um grupo econômico, surge como figura elementar em tal relação o Contrato de rateio de despesas, inclusive no que diz respeito aos aspectos econômicos e de planejamento tributário. 

O que é um contrato de rateio de despesas? 

O contrato de rateio de despesas, em inglês, Cost Share Agreement, também referido como Contrato de Compartilhamento de Custo ou, ainda, Convênio de Rateio de Despesas, diz respeito a um instrumento contratual celebrado por sociedades que componham conjuntamente um mesmo grupo econômico, seja ele de fato ou de direito, e que tenham por intuito compartilhar os custos das suas áreas administrativas. 

Trata-se, portanto, de um documento que estabelece como serão divididas as despesas comuns entre as empresas do grupo econômico.

Neste cenário, há uma concentração das áreas administrativas em uma única empresa do grupo, enquanto as demais fruirão dos serviços administrativos através da estruturação do contrato de rateio de despesas, ou seja, deixando de ser necessário que cada uma das empresas do grupo conte e contrate estruturas administrativas próprias.

Há, com isso, uma otimização dos custos de estruturas administrativas. 

 

Quais são os objetivos deste tipo de contrato?

Diversos são os objetivos a serem buscados através da celebração de um contrato de rateio de despesas na seara de um grupo econômico, dentre os quais destacamos:

Redução de custos: pois há a possibilidade de dedução dos custos havidos pelas empresas integrantes do grupo econômico que celebrem entre si tal espécie contratual. Isto porque, a empresa que usufrui dos serviços administrativos centralizados noutra empresa do grupo possui a possibilidade de deduzir os gastos que tiver com a contraprestação do usufruto de tais serviços, ainda que não tenha sido ela a efetiva contratante da estrutura administrativa. É, portanto, uma alternativa em prol da eficiência tanto em relação a custos operacionais quanto tributários

Simplificação da gestão financeira: pois não se fará as contratações atreladas ao setor administrativo em uma única estrutura empresarial do grupo, a ser compartilhada pelas demais empresas do grupo, além de permitir uma padronização dos procedimentos envolvendo empresas do grupo econômico.

Promoção da transparência entre as empresas do grupo: uma vez que as despesas partilhadas serão compartilhadas, ou seja, informadas, entre todas as empresas do grupo que estejam atreladas ao contrato de rateio de despesas, havendo controle entre empresas.

 

Quais são as despesas levadas em consideração no contrato?

Importante destacar que somente podem ser incluídas no contrato de rateio, despesas específicas. Ou seja, não é toda e qualquer despesa que pode ser objeto do contrato de rateio. Em principal, a atividade fim das empresas não poderá ser objeto do contrato de rateio, mas tão e somente atividades meio.

Poderão figurar como objeto do Contrato de rateio de despesas em grupos econômicos despesas como as despesas administrativas, financeiras, tributárias e de investimentos. Isto porque, tratando-se da atividade fim das empresas integrantes do grupo econômico, em caso de prestação de serviços de uma destas empresas para outra, tal prestação de serviço exigirá a emissão da respectiva nota fiscal, com o recolhimento adequado dos impostos incidentes.

Além disso, os critérios de tal rateio de despesas precisam ser previamente definidos e constar em contrato, e os custos a serem compartilhados devem ser necessários, normais e usuais às atividades desenvolvidas pelas empresas. Neste sentido, gastos tidos como excepcionais ou não podem ser objeto de compartilhamento.

Ainda, é necessário que os custos rateados digam efetivamente respeito a serviços compartilhados pelas empresas integrantes do grupo econômico em questão.

Vistos estes pontos, resta em aberto a questão de como realizar a elaboração de um contrato e quais são os principais aspectos jurídicos que devem ser observados neste contrato, em especial aspectos tributários?

Criação do contrato: Para evitar erros na prática de rateio de despesas entre empresas de um mesmo grupo econômico, faz-se necessária a celebração de um contrato respectivo. 

Assim, mediante o alinhamento do comum interesse de otimização de custos e procedimentos, as empresas integrantes do grupo econômico, é necessário que se proceda à negociação dos termos que devem reger o contrato de rateio de despesas e a formalização do documento.

Cláusulas do contrato: Considerando a convergência de interesses das empresas integrantes do grupo econômico como um todo, apresentam-se como cláusulas mínimas que devem constar no contrato de rateio de despesas, as disposições sobre as atividades e despesas que serão rateadas, a forma como serão calculadas, a periodicidade do rateio, os critérios razoáveis e objetivos para o rateamento das despesas.

Ainda, os critérios de tal rateio de despesas precisam ser previamente definidos e constar em contrato.

Assim, podemos apontar como cláusulas mínimas: (i) objeto (serviços a serem compartilhados e forma e proporção de rateio); (ii) Critério de rateio; (iii) Obrigações (envio de relatórios, realização de registros ,etc); (iv) disposições de ressarcimento dos custos; (v) vigência; (vi) causas de rescisão e (vii) outras disposições, a depender do caso concreto.

Aspectos jurídicos e tributários: A Receita Federal reconhece a celebração de contrato de rateio de despesas entre sociedade que ponham o mesmo grupo econômico, entretanto, a apropriação e dedução de despesas para fins tributários só pode ocorrer após a assinatura do Contrato de Rateio de Despesas, ficando a critério da Receita Federal promover inclusive eventuais fiscalizações. 

A Solução de Divergência COSIT nº 23/13 reconhece ser “possível a concentração, em uma única empresa, do controle dos gastos referentes a departamentos de apoio administrativo centralizados, para posterior rateio dos custos e despesas administrativos comuns entre empresas que não a mantenedora da estrutura administrativa concentrada”, e, ainda, apresenta todos os requisitos que devem ser observados para fins de celebração de um contrato de rateio de despesas em grupo econômico de forma a permitir dedução do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica:

  • Exige-se que correspondam a custos e despesas necessárias, normais e usuais, devidamente comprovadas e pagas; 
  • Que sejam calculados com base em critérios de rateio razoáveis e objetivos, previamente ajustados, formalizados por instrumento firmado entre os intervenientes; 
  • Que correspondam ao efetivo gasto de cada empresa e ao preço global pago pelos bens e serviços; 
  • Que a empresa centralizadora da operação aproprie como despesa tão-somente a parcela que lhe cabe de acordo com o critério de rateio, assim como devem proceder de forma idêntica as empresas descentralizadas beneficiárias dos bens e serviços, e contabilize as parcelas a serem ressarcidas como direitos de créditos a recuperar; e, finalmente, 
  • Que seja mantida escrituração destacada de todos os atos diretamente relacionados com o rateio das despesas administrativas. 

Ainda, cumpre notar que as operações de rateio devem estar de acordo com as normas e padrões de contabilidade geralmente aceitos, de forma a não resultar em resultado ilegítimo, devendo permitir a suficiente clareza e segurança para a verificação e os controles por parte da autoridade fiscal.

Assim, é possível perceber que o contrato de rateio de despesas é uma interessante ferramenta para fins de otimização de alocação de custos de estruturas de grupos econômicos, em especial no que diz respeito às estruturas administrativas.

Entretanto, para não incorrer em erro, é necessário que a prática de compartilhamento de despesas, bem como o Contrato de rateio de despesas a ser celebrado deverá observar os requisitos jurídicos necessários, especificamente no que diz respeito à tributação.

Dúvidas? A equipe do Silva Lopes Advogados pode te ajudar!

*Lopes é CEO do Silva Lopes Advogados, Euzébio é sócio e CSO e Martins é integrante do time do escritório.