Por Daniela Froener e Layon Lopes*
O Contrato de Compartilhamento de Custos, conhecido, também, por Convênio de Compartilhamento de Custos, não é assunto novo, eis que, faz anos, já é muito utilizado no mercado. A questão que faz com que seja escrito o presente artigo, diz respeito à realidade onde, ainda hoje, muitas empresas erram ao realizar o compartilhamento de custos havidos em comum, o que gera boas autuações por parte da Receita Federal. Assim sendo, seguem comentários acerca dos cuidados acerca da realização e prática de Contratos de Compartilhamento de Custos, para evitar-se dores de cabeça.
Inicialmente, é preciso argumentar que não há na legislação referência específica acerca dos Contratos ou Convênios de Compartilhamento de Custos. Assim, o que se deve fazer na prática é analisar o posicionamento da Receita Federal sobre o tema, e organizar o grupo econômico que pretende compartilhar os custos, de acordo com as manifestações desta.
Após muitas divergências de entendimento sobre o assunto, dentro da própria Receita Federal, esta firmou entendimento acerca dos principais requisitos que devem constar em um Contrato ou Convênio de Compartilhamento de Custos pelos grupos de empresas que pretender fazer uso de tal possibilidade.
A Receita reconheceu que é possível a concentração, em uma única empresa, do controle dos gastos para posterior rateio dos custos e despesas comuns entre empresas do mesmo grupo econômico. Isto, pois, reconheceu que é comum e usual no mercado que grupos econômicos se organizem de forma onde exista apenas uma empresa mantenedora de estrutura administrativa, esta que fica, então, concentrada.
Entretanto, muito cuidado, não é qualquer custo compartilhado que pode ser objeto de compartilhamento. Senão vejamos:
1. Conforme mencionado, o que é aceito é a concentração da estrutura administrativa, esta utilizada por todas as empresas do grupo, mas mantida por uma só. Ou seja, os custos passíveis de compartilhamento são aqueles referentes a departamentos de apoio administrativo centralizados, haja vista estrutura concentrada. Em outras palavras: é possível compartilhar custos de típicas atividades-meio, mas nunca das atividades-fim;
2. Os custos a serem compartilhados devem ser necessários, normais e usuais às atividades desenvolvidas pelas empresas participantes do mesmo grupo econômico e que promovem o compartilhamento dos custos havidos nas operações. Assim, gastos excepcionais ou desnecessários à manutenção da estrutura de apoio administrativo compartilhado, não podem ser objeto de compartilhamento;
3. É necessário que seja possível comprovar-se que os custos a serem compartilhados realmente fazem referência à serviços devidamente utilizados de forma conjunta pelas empresas envolvidas, bem como que, foram efetivamente pagos;
4. O rateio dos custos deve ser calculado com base em critérios razoáveis e objetivos, ou seja, deve-se analisar a situação das empresas envolvidas, o quanto cada uma utilizou os serviços rateados e estipular-se critérios razoáveis à realidade do grupo, com uma fórmula objetiva de aplicação;
5. Antes de ser realizado qualquer tipo de rateio, após decididos os critérios (objetivos e razoáveis) a serem utilizados para se calcular quanto cada empresa deve arcar com a estrutura compartilhada, deve-se formalizar o convênio através de instrumento competente: Contrato de Compartilhamento de Custo. Ou seja, o rateio somente pode acontecer na prática após a assinatura do Contrato de Compartilhamento de Custo;
6. Os critérios de rateio eleitos, nos termos do parágrafo anterior, devem corresponder ao efetivo gasto de cada empresa e ao preço global pago pelos bens e serviços;
7. A empresa mantenedora na estrutura centralizada da operação deve apenas apropriar como despesa a parcela que lhe cabe de acordo com os critérios de rateio eleitos, assim como devem proceder de forma idêntica as empresas descentralizadas beneficiárias, devendo contabilizar as parcelas a serem ressarcidas como direitos de créditos a recuperar;
8. Cada empresa envolvida no compartilhamento dos custos deve manter escrituração destacada de todos os atos diretamente relacionados com o rateio das despesas administrativas havidas, por força do Contrato de Compartilhamento de Custo firmado.
Especificamente em relação ao PIS e a Cofins, os valores auferidos pela empresa centralizadora das atividades compartilhadas como reembolso não integram a base de cálculo das referidas contribuições; sendo que a apuração de eventuais créditos deve ser efetuada de forma individual em cada empresa integrante do grupo econômico, com base na parcela do rateio que lhe cabe; e, o rateio de custos comuns deve distinguir os itens integrantes da parcela imputada a cada empresa integrante do grupo, para permitir a identificação dos itens rateados que geram o direito de creditamento.
Como foi possível perceber, o Contrato de Compartilhamento de Custo detém diversas exigências técnicas que são deveras subjetivas. Assim, antes de efetuar-se, na prática, qualquer tipo de rateio de custos entre empresas de um mesmo grupo econômico, indica-se que seja procurada assessoria técnica para auxílio, bem como, mapeado os custos havidos na operação, para análise da possibilidade, ou não, do rateio almejado.
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*Lopes é CEO do Silva | Lopes Advogados e Froener é COO do escritório.
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